Info-documentation Juin 2020 + Portrait de la bibliothèque de l’ITHQ en temps de confinement

Notre numéro trimestriel de l’Info-documentation Juin 2020 est sorti! Pour tous, le printemps n’a pas été facile à cause de la COVID-19, c’est pourquoi nous vous donnons l’occasion de lire tous les articles de cette édition.

Bonne lecture!

Info-documentation-_Juin-2020 version PDF

Portrait de la bibliothèque de l’ITHQ en temps de confinement
PAR Hugo Santerre et Guylaine Simard

La bibliothèque de l’Institut de tourisme et d’hôtellerie du Québec (ITHQ) regroupe une collection qui vise à soutenir les activités d’enseignement et de recherche de l’organisation.?La particularité de cette bibliothèque réside dans le fait qu’elle se spécialise dans les domaines de l’hôtellerie, de la restauration et du tourisme, et qu’elle répond aux besoins d’étudiants et de professeurs de trois ordres d’enseignement?: secondaire, collégial et universitaire tout en répondant aux besoins des chercheurs. Tout ceci en fait une bibliothèque unique au Québec et l’une des bibliothèques les plus importantes au Canada parmi celles vouées à ces domaines.

La bibliothèque reçoit l’appui des professeurs, de la directrice de l’hôtel et des affaires étudiantes (dont elle relève) et de la direction de l’école. De plus, elle peut compter sur une équipe dynamique composée de trois techniciens en documentation, d’un professionnel responsable des technologies de l’information et d’une bibliothécaire. Étant donné qu’il s’agit tout de même d’une petite bibliothèque, la coopération et l’entraide entre les membres de l’équipe y sont heureusement bien présentes. Non seulement ces derniers ont à accomplir quotidiennement des tâches variées, mais ils doivent aussi être aptes à remplacer un collègue absent, surtout pour les tâches reliées au service de circulation des documents et de la référence.

Un technicien est responsable d’assurer les activités du comptoir de référence et d’aide aux usagers, voit au pointage et au renouvellement des périodiques, puis prépare les évènements promotionnels et de diffusion. Une autre technicienne accomplit les tâches reliées aux achats et soutient la bibliothécaire dans le choix des documents à acquérir tout en étant, elle aussi, présente au comptoir d’aide aux usagers à certains moments de la journée. Finalement, le troisième technicien est responsable de réaliser le traitement intellectuel et matériel des documents, d’effectuer les réparations et de préparer les lots de livres à envoyer à la reliure. Il agit également comme conseiller en matière de droit d’auteur et de propriété intellectuelle auprès des professeurs, en vérifiant leurs demandes de reproductions imprimées et numériques et en assurant le suivi auprès de COPIBEC et des éditeurs requis.

Vue de la bibliothèque (avant le confinement).
Mention de provenance : Pierre Beauchemin, ITHQ

 

Nous ne pouvons donc pas passer sous silence la très grande collaboration et le respect mutuel qui existent entre les membres de l’équipe de la bibliothèque, qui font de ce milieu un environnement de travail hors du commun.

 

Portrait en temps de confinement

Comme partout ailleurs, la pandémie a bouleversé brusquement nos activités et il a fallu trouver rapidement de nouvelles façons de réaliser nos tâches. Heureusement, le personnel des milieux documentaires fait généralement très bonne figure lorsqu’il s’agit de s’adapter et de créer. En ce qui nous concerne, nous avons la chance de pouvoir évoluer au sein de bons réseaux dont la force réunie de chacun des éléments nous nourrit. Notons par exemple la grande collaboration qui existe entre les membres du Regroupement des bibliothèques collégiales du Québec (REBICQ) [www.rebicq.ca]?: tous s’entraident et n’hésitent pas à partager leurs façons de faire ou leurs connaissances. On peut également compter sur l’expertise de BAnQ qui diffuse et rend disponibles diverses ressources fort utiles par l’entremise des rubriques de son espace professionnel [www.banq.qc.ca/services/services_professionnels]. Bref, la solidarité et le partage sont des atouts précieux pour nos milieux.

Vue de la bibliothèque (avant le confinement).
Mention de provenance : Pierre Beauchemin, ITHQ

 

Lorsque nous avons été informés de la fermeture des établissements d’enseignement le 13 mars dernier, les 20 portables habituellement mis à la disposition des étudiants pour un usage à l’intérieur des murs de la bibliothèque ont rapidement été reconfigurés par notre service informatique afin d’être prêtés aux membres du personnel de l’ITHQ qui en avaient besoin pour continuer à travailler à distance. Nous avons heureusement pu bénéficier du temps nécessaire avant notre départ de l’ITHQ pour réunir des documents et du matériel utiles à la poursuite de notre travail et de nos activités à la maison pour les deux semaines qui allaient suivre. Ça fait drôle de penser que c’est ce qui était initialement prévu?: seulement deux semaines de confinement !

 

Du jour au lendemain, plus personne n’avait accès aux locaux de la bibliothèque, aux documents physiques, à l’équipement audiovisuel ou aux services sur place, alors que l’enseignement devait se poursuivre à distance tant pour les cours théoriques du niveau secondaire/professionnel que pour ceux des niveaux collégial et universitaire.

 

Heureusement, les usagers de notre bibliothèque pouvaient déjà avoir accès à plus de 30 outils offrant des ressources à distance?: banques d’articles [bibliotheque.ithq.qc.ca/in/fr/banques-de-donnees], de livres numériques [bibliotheque.ithq.qc.ca/in/fr/livres-numeriques] ou des vidéos en ligne [bibliotheque.ithq.qc.ca/in/fr/videos], ainsi que des encyclopédies et des dictionnaires virtuels [bibliotheque.ithq.qc.ca/in/fr/dictionnaires-et-encyclopedies]. De plus, notre catalogue [bibliotheque.ithq.qc.ca] offre des ressources numériques diversifiées?: eBooks, documents provenant d’organismes gouvernementaux et d’associations professionnelles, périodiques en ligne, sites Web, etc.

Avant de quitter la bibliothèque ce fameux vendredi 13, nous savions d’emblée que nous pourrions continuer à maintenir certains services et activités :

  • Le service d’aide aux usagers et de référence pouvait continuer via notre boîte courriel générale [bibliotheque@ithq.qc.ca]. Comme d’habitude, un technicien dépouillerait la boîte et solliciterait au besoin les autres membres de l’équipe pour répondre aux demandes.
  • Les achats pourraient se poursuivre, notamment pour l’achat de livres numériques ainsi que le renouvellement de nos abonnements aux banques de données et aux périodiques.
  • Le traitement des nouveaux titres numériques se ferait à distance, alors qu’on laisserait volontairement de côté le traitement des livres imprimés durant les semaines de confinement, considérant que nous pourrions nous y attaquer dès notre retour. Des tâches de révision et de bonification de nos fichiers d’autorité pouvaient également être réalisées à distance.
  • Le service de traitement des demandes de reproductions numériques – pour des notes de cours, des exercices, des extraits de livres ou des articles, etc. laissés par les professeurs sur Moodle – serait maintenu et promu. Toute personne désireuse de trouver réponse à leur question en matière de droit d’auteur et de diffusion numérique d’œuvres protégées pourrait continuer à communiquer avec nous.
  • Les travaux d’amélioration de nos pages Web et de notre système intégré de gestion de bibliothèque pourraient, par ailleurs, se poursuivre.

 

Chacun étant rendu chez soi, il est devenu rapidement évident que nous devions bonifier notre offre de ressources en ligne pour répondre à certains besoins de nos usagers. Voici les différents services/outils que nous avons donc développés au cours des semaines de confinement?:

  • La page institutionnelle COVID-19 : informations et consignes [ithq.qc.ca/institut/covid-19-coronavirus]
    Pour informer nos utilisateurs de la tenue de nos services à distance selon un nouvel horaire (8 h 30 à 16 h 30) et pour rassurer les emprunteurs au sujet des retours et des amendes (reportées, bien entendu), nous avons contribué à la page institutionnelle de l’ITHQ.

 

  • La page de ressources éducatives gratuites [ithq.qc.ca/in/fr/ressources-gratuites]
    Accessibles via un nouveau bandeau orange sur toutes les pages du site de la bibliothèque, des ressources éducatives gratuites destinées aux professeurs et aux étudiants ont été compilées. Outre quelques lignes sur nos propres ressources, nous voulions présenter les offres d’éditeurs ou de fournisseurs de banques de données en ces temps de confinement. Ces informations figurent également dans une section « Boîte à outils » de l’espace des professeurs sur Moodle[1] et sont mises à jour au fil de nos découvertes en la matière.

 

  • La trousse de survie au confinement [ithq.qc.ca/in/fr/covid-19-coronavirus]
    Avec cette ressource, nous voulions aider notre clientèle vivant le confinement en offrant des suggestions plus ludiques et divertissantes de choses à faire en ligne (à lire, à écouter, à visionner, à découvrir). Des éléments étaient ajoutés chaque semaine jusqu’à tout récemment. Même si cette mise à jour cessera sous peu, la liste restera accessible pendant la période estivale. En plus de figurer sur la page de la bibliothèque, la trousse apparaît également dans le Coin des étudiants, un espace réservé aux étudiants sur le site institutionnel de l’ITHQ.

 

  • Les formations sur les banques de données via Zoom
    Les étudiants et les professeurs peuvent suivre des formations tous les jours de la semaine (selon l’horaire affiché sur le site Web de la bibliothèque : [bibliotheque.ithq.qc.ca/in/details.xhtml?id=h::cbe9f67b-eed4-446c-a2da-8b34053d36e2]) pour en apprendre davantage sur nos banques de données, comment y faire des recherches plus poussées, etc. L’annonce de ce service et l’horaire des formations sont également disponibles dans le Coin des étudiants et dans la Boîte à outils des professeurs, sur Moodle.

 

  • Une contribution accrue avec le service des communications
    La bibliothèque a contribué à la recherche de ressources utiles aux intervenants de l’industrie touristique, listées sur la page institutionnelle de l’ITHQ [www.ithq.qc.ca/institut/covid-19-coronavirus]. Pour annoncer ses divers projets, la bibliothèque a également pu produire et diffuser une story Instagram sur le compte officiel de l’Institut.

 

  • L’amélioration du site Web
    Pour offrir une expérience plus intuitive et fluide à nos usagers (tout en ménageant nos ressources et sans que cela soit trop complexe), il nous a semblé important de faire de petits changements sur notre site, notamment sur la page d’accueil et les pages des ressources en ligne, pour les rendre plus conviviales et attrayantes.

 

  • En ce qui concerne les acquisitions
    Outre la recherche de documents numériques, des demandes ont été envoyées auprès de fournisseurs de périodiques afin d’obtenir davantage de revues et de bulletins en ligne. Notre offre en ce domaine s’améliore peu à peu et nous continuerons, au cours des semaines à venir, à bonifier notre collection avec ces types de documents.

 

De plus, récemment, deux techniciens ont pu aller récupérer à la bibliothèque, à tour de rôle, des documents imprimés, des numéros de périodiques ainsi que le matériel nécessaire pour en assurer le traitement et la préparation matérielle à la maison. Pour les prochaines commandes, les documents physiques seront livrés directement chez la technicienne aux achats. À la suite de la vérification des commandes et de leur réception, elle acheminera le tout chez le technicien responsable du traitement. La chaîne documentaire n’est donc pas interrompue, mais l’exécution des étapes change et se tient dans des lieux différents… Nos maisons !

  

Conclusion

Notre travail à distance se poursuit au moment où s’écrivent ses lignes. Nul doute qu’il se poursuivra encore à la session d’automne (en totalité ou en partie). Nous sommes prêts ! Nous serons en mesure, dès que cela sera possible, de rouvrir la bibliothèque en procédant étape par étape, afin d’assurer un environnement sécuritaire tant pour notre équipe que pour nos utilisateurs. Nous réfléchissons aussi à la façon dont nous pourrions accueillir à distance les nouvelles cohortes d’étudiants qui seront avec nous l’automne prochain et qui amorceront leur parcours à l’ITHQ sans jamais avoir mis les pieds à la bibliothèque. Faire connaître nos services et nos ressources à distance en nous rendant incontournables pour eux malgré la situation est un nouveau défi que nous trouvons motivant et formateur.?Les prochaines semaines passeront rapidement (peut-être même trop rapidement), car ce ne sont pas les idées qui manquent pour améliorer les services offerts à nos usagers. D’autant plus que nous devrons travailler dans un contexte où les ressources financières seront encore plus restreintes : il nous faudra être encore plus créatifs?!

[1] Un portail d’échange et de diffusion de ressources pour les professeurs et les étudiants.

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