Info-Documentation Juin 2018 + Conférence 4

Notre numéro trimestriel de l’Info-documentation  Juin 2018 vient tout juste de sortir! Nous vous donnons l’occasion de lire les actes du Congrès 2018.  Tout au long de l’été, des parties des actes seront publiées.

Bonne lecture!

Actes du Congrès 2018

 

Conférence 4
Les difficultés de l’informatisation des processus de gestion documentaire au sein des PME québécoises
Guillaume Landry
Consultant en archivistique, technicien en documentation et technicien certifié par l’Association des archivistes du Québec (AAQ), Centre bureautique inc.
Résumé Par Maxime Valcourt-Blouin


Guillaume Landry a présenté, dans le cadre du congrès de l’APTDQ, un exposé basé sur sa propre expérience de travail au Centre bureautique et sur l’offre de service logiciel offerte par ce centre. Ce faisant, il a exposé ce qui lui semblait être certaines causes des difficultés qu’ont les logiciels de gestion documentaire québécois (tels SyGed et Ultima) à percer le marché des PME québécoises.

 

Parmi les raisons invoquées par ce dernier, il y a notamment le fait que la profession de technicien en documentation est sous-représentée dans ces milieux ; on est peu au courant de l’existence des techniciens en documentation et de ce que ceux-ci (et les archivistes) peuvent faire pour la gestion documentaire des organisations. De plus, malgré le fait que les employés dans ces milieux perdent souvent 20 % de leur temps à chercher leurs documents, les besoins documentaires sont, la plupart du temps, peu considérés malgré les bienfaits qu’une saine gestion apporte aux organisations ; on y fait maintes fois de la conservation ou de la destruction abusive de documents et on numérise ceux-ci sans prendre en compte les normes légales assurant l’intégrité des documents. Ainsi, dans la mesure où les lois archivistiques ne sont pas appliquées avec davantage de sévérité dans ces milieux, ce n’est bien souvent qu’à la suite de poursuites judiciaires que les PME considèrent la nécessité de refondre leur gestion documentaire.

 

Par ailleurs, un autre facteur qui nuit à la percée de logiciels archivistiques québécois dans le milieu des PME est que ces dernières, en raison de leur manque de ressources-conseil internes en gestion documentaire, sont moins susceptibles d’opter pour des solutions documentaires répondant aux normes spécifiques du Québec, ce qui les rend plus ouvertes à de la compétition de la part de logiciels internationaux. Lorsqu’un besoin documentaire se fait sentir dans une PME, c’est souvent vers les compagnies qui produisent ses documents (le plus souvent les compagnies qui fournissent le matériel d’imprimerie) qu’elle se tourne pour demander de l’aide en gestion documentaire. Ces compagnies, comme Canon, ont acquis au fil des années des logiciels de gestion documentaire d’envergure et d’utilisation internationales dont elles font ensuite la promotion auprès de leurs clients.

 

Cela dit, ces logiciels sont souvent assez différents des logiciels archivistiques québécois, dans la mesure où ils répondent à des normes internationales et non pas aux normes et aux lois spécifiquement québécoises. Ces normes sont habituellement des normes ISO, comme la norme ISO 15489. Les logiciels internationaux sont parfois associés à une offre de matériel bureautique gérée par des multinationales qui entretiennent ces logiciels, mais qui ne permettent pas une liaison avec des portails de partage de documents gouvernementaux ou d’ordres professionnels. Ceux-ci n’ont d’ordinaire pas de module de comptabilité reconnu par le gouvernement.

 

Cependant, malgré les limites de ces logiciels internationaux, les PME ont souvent tendance à les préférer, car les logiciels québécois nécessitent une restructuration plus poussée des méthodes de travail et des manières de faire en raison justement de leur respect plus étroit des principes de l’archivistique d’ici. Ces derniers, en ayant une structure logicielle uniforme allant de la classe au document, sont généralement considérés comme plus fixes et moins aisément configurables par les PME. De plus, le fait que les logiciels québécois gèrent normalement l’ensemble des processus documentaires.

 

par le biais d’un seul logiciel, alors que les logiciels internationaux offrent à la place une suite de logiciels interreliés, permet aux PME d’avoir, selon leur perception, une offre plus flexible et plus souple qui s’intègre davantage à leurs pratiques existantes.

 

Dans le cadre de son exposé, M. Landry a présenté différentes composantes de la solution logicielle de son entreprise. Il y a présenté les produits Therefore (pour la gestion de l’information), Iris (pour la numérisation), PlanetPress Connect (pour l’automatisation des processus d’affaires), CaptureOnTheGo (pour les signatures électroniques), Objectif Lune (pour la communication client personnalisée) et Asigra (pour la sauvegarde en ligne via l’infonuagique). Il a également présenté certains des clients de son entreprise ayant recours à ces produits, dont notamment des cabinets d’avocats et de notaires, des cliniques médicales et des ateliers de divers types (en carrosserie, en ébénisterie, etc.)

 

Ces offres logicielles représentent des intérêts pour la gestion documentaire, tels que l’importation et la création de fichiers XML ainsi que la personnalisation des logiciels par l’entremise du VBScript. Cependant, M. Landry a également mentionné que ceux-ci font face à leurs propres difficultés pour s’implanter en contexte québécois. Notamment, les ordres professionnels font souvent preuve de beaucoup de réticences avant d’accepter un nouveau logiciel de ce genre pour la gestion et le transfert de leurs documents.

 

En définitive, il est ressorti de la conférence de M. Landry le constat que la gestion documentaire dans les PME implique de nombreux défis et que l’offre de logiciels actuelle répondant aux normes spécifiquement québécoises se doit, dans le cas de ce secteur d’activités, de considérer des défis et une concurrence propre à ce dernier.

 

Brève présentation du conférencier

Guillaume Landry a obtenu son diplôme en Techniques de la documentation au Cégep de Trois-Rivières en 2015. Il a par la suite fait un certificat en archivistique à l’Université Laval. Il est depuis 2015 responsable de l’aspect GDA au Département d’archivage numérique de l’entreprise Centre bureautique (www.centrebureautique.net).

 

 

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