Info-Documentation Juin 2018 + Conférence 3

Notre numéro trimestriel de l’Info-documentation  Juin 2018 vient tout juste de sortir! Nous vous donnons l’occasion de lire les actes du Congrès 2018.  Tout au long de l’été, des parties des actes seront publiées.

Bonne lecture!

Actes du Congrès 2018

 

Conférence 3
Le bureau sans papier : un projet à la portée de tous
Luc Lachapelle
Chef de division, ressources informationnelles et gestion intégrée des documents, Ville de Montréal
Résumé Par Nicolas Lacroix

 

« Les vieux démons s’accrochent puisqu’on compte encore aujourd’hui moins de bureaux sans papier que de forêts sans arbres. »

 

C’est par cette citation de Philippe Bouvard que le conférencier, M. Luc Lachapelle, entame son propos, laissant entendre que l’idée de bureau sans papier a de la difficulté à s’imposer. Il précise que, contrairement à l’arrivée de la Pagette, du répondeur ou du téléphone cellulaire, l’arrivée du courriel n’a pas été accompagnée d’instructions. On connaît le résultat : la micro-informatique a provoqué une production beaucoup plus grande de papier. Bien que Steve Jobs ait été le premier à parler de bureau sans papier, ce n’est pas sur le modernisme qu’il faut orienter l’idée du bureau sans papier, mais sur un déplacement du paradigme de travail.

 

Après avoir effectué un tour de table afin que chaque participant se présente et fasse connaître son origine professionnelle, M. Lachapelle décrit la volonté de l’arrondissement Saint-Laurent de réaliser un bureau sans papier réaliste où les employés pourront se retrouver.

 

Ainsi, cette volonté s’appuie sur six objectifs définis. Il est nécessaire d’abord d’accorder la primauté à l’information plutôt qu’au support ; on parle alors de gestion native de l’information. On doit aussi accroître le niveau d’efficacité opérationnelle et la qualité des services offerts. Il faut chercher à réduire les coûts en termes d’espace, d’équipement et de gestion. Il est de ce fait indispensable de moderniser les outils et de revoir les cadres normatifs. Ce nouveau portefeuille d’outils permet de dynamiser l’organisation. Finalement, il faut promouvoir et favoriser le travail d’équipe.

 

Toutefois, ces beaux objectifs font souvent face à des préjugés tenaces préconisant que le bureau sans papier ne soit qu’une mode, ou encore une chimère, une utopie intellectuelle, ainsi qu’un projet irréaliste, voire l’instauration d’un Big Brother.

 

Dans les faits, le bureau sans papier est un projet possible grâce à des outils déjà disponibles. Il s’agit d’un projet mobilisateur, d’un moment charnière qui démontre une conscience et d’une responsabilité environnementale.

 

Le projet de l’arrondissement Saint-Laurent s’est amorcé en 2013 dans l’optique d’implanter un système de gestion environnementale. Deux ans plus tard, il obtient la norme ISO 14001 soulignant l’impact environnemental des mesures prises et de l’amélioration apportée. Le bureau sans papier est donc devenu une étape dans la gestion écoresponsable.

 

Si l’arrondissement Saint-Laurent considère son projet de bureau sans papier comme une réussite, c’est parce qu’il a respecté certains facteurs de réussite. L’outil a été offert aux équipes sur une base volontaire et la structure s’est adaptée aux impératifs opérationnels. Par la suite, ce sont les équipes elles-mêmes qui ont porté le projet mû par un travail collaboratif entre les équipes internes, la direction et les élus. Finalement, une équipe déterminée se consacre au projet et soutient sa mise en œuvre sous un mode d’accompagnement.

 

Il est à noter que le bureau sans papier n’est pas un outil obligatoire ni uniformisé ; il ne représente pas l’équivalent d’un bureau traditionnel et varie d’une direction à l’autre. C’est pourquoi les employés de l’arrondissement Saint-Laurent se sont dotés d’un trophée, « la coupe papier » soulignant les différentes réductions du papier par équipe. Pour ce faire, ils calculent les points ainsi :

  • 1p équivalant à l’élimination d’un caisson de classeurs par personne ;
  • 2p équivalant à un tiroir complet de classeurs par personne ;
  • 3p équivalant à deux tiroirs complets de classeurs par personne ;
  • 4p équivalant à moins de quatre tiroirs complets de classeurs par personne.

 

Sous le leitmotiv « agir, mobiliser, réaliser », l’arrondissement Saint-Laurent a procédé à l’implantation du bureau sans papier dans une démarche en trois étapes. Une équipe multidisciplinaire composée d’un technicien en documentation et d’une technicienne en développement d’applications de bureautique rencontre le personnel de l’unité administrative candidate. Ensemble, ils définissent le diagnostic qualitatif et quantitatif ainsi que le pronostic de cible à atteindre, mais en ne faisant pas le travail ; il s’agit d’un accompagnement.

 

La première étape permet d’établir le diagnostic et de déterminer la cible à atteindre – 1p, 2p, 3p, 4p –, les moyens à appliquer pour y arriver, les outils technologiques à développer, le calendrier de réalisation à respecter et l’apport de chaque intervenant.

 

En second lieu, l’équipe multidisciplinaire accompagne l’unité administrative dans la réalisation du projet et la mise en place des outils. Cet accompagnement consiste en des visites de suivi dans l’assistance pour appliquer le cadre normatif établi et le calendrier de réalisation, pour développer et implanter les applications, éliminer les classeurs vides et gérer le changement. Le tout en tenant compte des préoccupations du personnel de l’unité administrative et en apportant des solutions applicables selon leurs moyens.

 

Finalement, lorsque la cible est atteinte et maintenue, on souligne l’événement par la remise de la coupe papier et d’un certificat, par la prise de photos et la publication d’un communiqué interne afin de promouvoir l’atteinte des résultats. L’implantation effectuée auprès de plusieurs équipes de l’arrondissement vise la cible de 100 % dans deux ans.

 

Par ailleurs, la période de questions a permis d’apprendre que les employés de l’arrondissement Saint-Laurent préfèrent l’utilisation des iPad à celle des portables, puisque ce type d’appareil entraîne une économie de temps et d’argent en plus d’être plus mobile.

 

Pour les imprimantes, les employés effectuent un contrôle du volume d’impression : seul le recto verso est autorisé et un employé ne peut avoir son imprimante privée. Il est ainsi constaté une baisse d’environ 25 % de l’utilisation du papier et une diminution de la simple volonté d’imprimer.

 

Au bout du compte, l’implantation du bureau sans papier dans une unité administrative, et sa réussite, entraîne une forme de jalousie des autres unités. C’est proba-blement par l’exemple et la satisfaction de ceux qui l’auront implanté que le bureau sans papier pourra plus facilement s’intégrer comme une pratique usuelle dans toutes les organisations.

 

 

Brève présentation du conférencier

Luc Lachapelle est détenteur d’un baccalauréat et d’une maîtrise en philosophie, ainsi que d’une maîtrise en bibliothéconomie et sciences de l’information. Depuis juin 2016, il occupe le poste de chef de division, ressources informationnelles et gestion intégrée des documents à l’arrondissement de Saint-Laurent de la Ville de Montréal.

 

 

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