Info-Documentation Juin 2018 + Assemblée plénière

Notre numéro trimestriel de l’Info-documentation  Juin 2018 vient tout juste de sortir! Nous vous donnons l’occasion de lire les actes du Congrès 2018.  Tout au long de l’été, des parties des actes seront publiées.

Bonne lecture!

Actes du Congrès 2018

 

Assemblée plénière
Innover en communications
Geneviève Rauzon-Charbonneau
Technicienne en documentation, Polytechnique Montréal
RÉSUMÉ PAR BARBARA LAMONTAGNE

Les communications sont au cœur de tous les milieux. Comment attirer et informer les utilisateurs de nos services? C’est ce que Mme Geneviève Lauzon-Charbonneau, technicienne en documentation à la bibliothèque Louise-Lalonde-Lamarre, Polytechnique de Montréal, a voulu nous partager.

Pour débuter, voici une mise en contexte du milieu :

  • Un milieu universitaire spécialisé comptant environ 8 000 étudiants ;
  • La bibliothèque est très fréquentée des mois de septembre à mai de chaque année ;
  • La bibliothèque est divisée en deux sections :
  • une zone silencieuse pour le travail individuel,
  • une zone collaborative pour le travail en équipe ;
  • La bibliothèque compte 39 employés, dont 5 techniciens en documentation et 3 bibliothécaires.

La présentation de Mme Lauzon-Charbonneau était divisée en trois parties :

  • La communication électronique ;
  • La communication papier ;
  • La communication en personne.

 

L’une des bases de la communication électronique de la bibliothèque est son site Web. Celui-ci constitue sa porte d’entrée virtuelle. Le calendrier des activités ainsi que les actualités y sont mis à jour régulièrement. Pour ce qui est des conférences et des ateliers, les usagers peuvent s’y inscrire directement en ligne dans le calendrier des activités. En plus de l’être sur le site Web de la bibliothèque, les activités sont affichées sur celui de l’institution qui, lui, permet de cibler l’ensemble de la communauté universitaire.

Un autre moyen utilisé est les courriels ciblés qui servent à joindre des usagers en particulier. Comme chaque jour plusieurs courriels sont reçus par les membres de la communauté de Polytechnique, le courriel promotionnel est limité à un seul sujet très important. L’utilisation de listes de diffusion est privilégiée. La bibliothèque offre des services particuliers pour les professeurs et les chercheurs. Chaque année, des listes de publications des professeurs sont mises à jour par les techniciens des Services techniques sous la supervision d’une bibliothécaire. Ces listes sont publiées dans le Répertoire des expertises de Polytechnique.

La bibliothèque utilise par ailleurs des encadrés promotionnels afin de promouvoir tant ses services que ses ressources.

 

Comme la bibliothèque est souvent un lieu de rencontre pour les étudiants et un endroit très passant, l’utilisation de diaporamas sur écran, à l’entrée de la bibliothèque, est également privilégiée. L’écran est en fonction jour et nuit, sept jours sur sept. Ce sont les techniciennes de la référence qui sont responsables du contenu y étant diffusé. Par ailleurs, un écran plus petit peut être installé au comptoir de services afin d’annoncer de nouveaux services ou produits, par exemple le prêt de petits appareils électroniques.

Pour conclure avec le volet des communications électroniques, nous devons maintenant parler de l’utilisation des médias sociaux qui sont devenus pratiquement incontournables pour la majorité des organisations.

 

Mme Geneviève Rauzon-Charbonneau, durant l’assemblée plénière

Tout d’abord, il importe de bien choisir le média utilisé en fonction de la clientèle visée. Si Facebook est une plateforme qui rejoint la majorité des gens, les autres plateformes s’adressent à des publics différents. Par exemple, Instagram est utilisé par un public plus jeune et est axé sur les photos.

Ensuite, il est primordial d’être plus d’une personne à gérer un compte afin que celui-ci soit actif le plus possible, et également de vérifier les commentaires non désirés. Les publications con-tenant des photos sont toujours plus populaires que celles seulement textuelles.

À la bibliothèque de Polytechnique, les publications quotidiennes sont concentrées sur Facebook et Twitter. La chaîne YouTube est utilisée pour diffuser des tutoriels.

Il est à noter que Twitter est utilisé principalement par des hommes âgés de 25 à 35 ans désirant partager leurs découvertes professionnelles et des actualités. Il est donc essentiel d’adapter le contenu à ces utilisateurs.

 

Bien que la communication électronique soit très présente au quotidien, les documents en format papier sont encore nécessaires. Les usagers aiment prendre un dépliant présentant les différents services de la bibliothèque, visiter une exposition de livres imprimés ou abordant des thèmes scientifiques, ou même regarder des affiches de conférences ou d’ateliers.

Le concept d’affiches avec des coupons détachables permet aux étudiants de repartir avec le lien pour s’inscrire à une activité ou pour écouter un livre audio. Le signet est également utilisé lors de la rentrée afin d’annoncer l’activité d’accueil. Chaque nouvel étudiant en reçoit alors un.

Les petits babillards sont parfois utilisés pour inciter la participation des usagers. Chacun peut donc s’exprimer sur une question à l’aide de papillons adhésifs de couleur. C’est bien attrayant!

 

Toutefois, les rencontres en personne sont encore la meilleure façon de communiquer avec les usagers. C’est en allant vers les autres qu’un contact peut être créé. De fait, établir un partenariat avec un autre service sera plus facile à faire en personne que par courriel. Il est donc important de saisir le plus d’occasions possible afin de rencontrer les usagers et les partenaires, que ce soit en organisant un petit-déjeuner, une conférence, une rencontre avec des écrivains et même des scientifiques, des animations animales, des visites guidées de la bibliothèque, des formations documentaires, etc.

 

En conclusion, il importe de multiplier les façons de communiquer afin de joindre le plus de gens possible et surtout tous ceux à qui s’adresse notre message. Il convient d’adapter les moyens de communication aux usagers de nos espaces respectifs, de nos services et de nos ressources. L’innovation est primordiale et doit être présente dans notre façon de communiquer avec nos usagers pour ainsi nous permettre de mieux répondre à leurs besoins.

 

BRÈVE PRÉSENTATION DE LA CONFÉRENCIÈRE

Geneviève RAUZON-CHARBONNEAU est technicienne en documentation à la Bibliothèque Louise-Lalonde-Lamarre de Polytechnique Montréal depuis 2011. Après avoir travaillé six ans à la référence, elle occupe maintenant un poste au sein de la direction et ses tâches se concentrent sur l’animation, la communication ainsi que le marketing.

 

 

 

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *