Info-documentation de Septembre-Octobre 2017 + Extrait no 2

Notre numéro trimestriel de l’Info-documentation  Septembre-Octobre 2017 vient tout juste de sortir! Nous vous donnons l’occasion de lire deux extraits.  Le deuxième s’intitule Quand ton école est choisie pour vérification par Copibec.

Bonne découverte!

 

Version PDF de l’extrait

 

Quand ton école est choisie pour vérification par Copibec

 

À mon retour de vacances l’an dernier, toute une surprise (dont j’aurais pu me passer) m’attendait. Mon patron m’a annoncé que Copibec avait choisi notre école pour effectuer des déclarations de reproduction de matériels protégés par la Loi sur le droit d’auteur et que je serais responsable de ce dossier cette année-là. Ah! Zut! C’est le genre de dossier que j’aurais préféré ne jamais devoir gérer dans toute ma carrière… Mais, que voulez-vous, ça fait partie de notre travail!

C’est complexe, le droit d’auteur, avec ses mille et une exclusions. Et avec Internet dans tout ça, cela ajoute une touche de complexité. Avons-nous le droit de prendre des documents (images, photographies, documents PDF, etc.) sur Internet et de les imprimer ou de les projeter et de les distribuer aux élèves? Et qu’en est-il des documents disponibles en format PDF sur les sites Web des ministères et organismes gouvernementaux du Québec et du Canada? Ce sont toutes des interrogations qui m’ont été posées à de nombreuses reprises par les enseignants et auxquelles j’ai dû trouver les réponses. Le but de cet article n’est pas de vous informer sur toutes ces questions et sur la loi sur le droit d’auteur, mais plutôt du processus entourant le dossier de déclaration.

 

Par le passé…

À ce que j’ai appris des enseignants qui sont à notre école depuis longtemps, il y a de cela une dizaine d’années, Copibec avait également sélectionné notre établissement. Les enseignants devaient donc, à cette époque, effectuer leurs déclarations sur un formulaire papier et les transmettre à Copibec par la poste.

Les employés de Copibec avaient, bien sûr, débarqué en cours d’année pour vérifier les déclarations. Cette étape est simple : ils demandaient à certains élèves d’ouvrir leur casier pour voir quels documents ils avaient reçus, si ceux-ci respectaient le droit d’auteur et si l’enseignant avait bel et bien fait ses déclarations de matériels protégés pour ces mêmes documents.

Certains de nos enseignants (et non l’école) avaient alors reçu une amende, faute de n’avoir pas respecté le droit d’auteur. On apprend de nos erreurs! C’est donc pour cela que j’ai pris ce dossier bien au sérieux l’an dernier.

 

Processus de déclaration

Le processus de déclaration est maintenant très simple. Il suffit que tous les enseignants s’inscrivent tout d’abord dans SAVIA, le programme pour effectuer les déclarations sur le site Web de Copibec [admin.copibec.qc.ca/fr/Account/LogOn]. Par la suite, ils peuvent à tout moment effectuer leurs déclarations de matériels protégés (parties d’un livre, articles de revue, etc.). Mais attention! Il nous a bien fallu rappeler aux enseignants l’entente qui existe présentement entre les établissements d’enseignement primaire/secondaire et Copibec, car, bien entendu, il faut respecter ces règles et ne pas photocopier un document au complet. Cette entente est facilement accessible sur le site de Copibec, à l’adresse suivante : [copibeceducation.ca/licence-primaire-secondaire/].

Les enseignants ont donc eu l’obligation d’effectuer leurs déclarations à trois périodes durant l’année scolaire, soit entre le 1er juillet et le 30 novembre, entre le 1er décembre et le 31 mars, et entre le 1er avril et le 30 juin. S’ils n’avaient pas reproduit de matériels protégés durant ces périodes, ils avaient tout de même l’obligation d’entrer dans leur session sur SAVIA et de cocher « Je n’ai pas reproduit de matériel protégé entre le… » Il m’a donc fallu durant toute l’année faire beaucoup de (et même de nombreux) rappels à mes collègues enseignants. De plus, je ne sais pas pourquoi, mais ceux-ci ont eu une grosse tendance à perdre leur mot de passe pour se connecter à Copibec, et ce, à plusieurs reprises durant l’année. Vive la fonction Mot de passe oublié!

Déclarer du matériel protégé est très simple, mais ce processus en a découragé plusieurs. Comme solution facile, quelques-uns ont tout simplement décidé de ne pas utiliser certains de leurs matériels, cette année-là. Pour déclarer, il ne fallait avoir en main comme information que l’ISBN ou l’ISSN du document, la ou les pages à reproduire ou à projeter, ainsi que le nombre de copies selon les groupes de chacun. Pour le reste, si l’œuvre se trouve déjà dans le répertoire de Cobibec, l’information (auteur(s), édition, nombre de pages, etc.) s’ajoute automatiquement. Un vrai jeu d’enfants!

Je ne vous mentirai pas en vous disant que ce dossier a ajouté à tous les enseignants et à moi-même une bonne surcharge de travail, mais somme toute, cela a tout de même été une expérience fort enrichissante. J’ai dû rafraîchir mes connaissances sur les droits d’auteur, ce qui ne m’a pas fait de tort. De plus, maintenant, les enseignants et moi-même ajoutons nos sources PARTOUT; que ce soit pour une image ou pour deux pages, nous l’ajoutons! Ainsi, si Copibec revient dans 10 ans, nous n’aurons pas à nous dire « Dans quel document, déjà, ai-je pris cette page/image? » C’est désormais devenu un réflexe pour tous.

Toute cette expérience a tout de même constitué un beau casse-tête et provoqué une bonne source de stress, car je ne voulais pas donner de mauvaises informations à mes enseignants pour qu’eux subissent par la suite les conséquences de mes paroles. La personne chez Copibec qui s’occupait du dossier a répondu à toutes mes nombreuses questions, ce qui me rassurait beaucoup. De ce côté, je peux vous dire que les employés de Copibec nous soutiennent énormément bien durant tout le processus.

Et ce qui est dommage (ou pas), finalement, c’est qu’aucun représentant de Copibec n’est venu nous rendre une petite visite surprise. Nous aurions aimé savoir si nous avions bien travaillé l’an dernier!

Une technicienne en documentation qui souhaite rester anonyme 

 

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