Info-documentation de Mars 2018 + Extrait no 2

Notre numéro trimestriel de l’Info-documentation  Mars 2018 vient tout juste de sortir! Nous vous donnons l’occasion de lire deux extraits.  Le deuxième article concerne le Choix d’un logiciel de gestion documentaire.

Bonne lecture!

Extrait 2 Mars 2018

 

Choix d’un logiciel de gestion documentaire

PAR Nathalie Champagne

Je suis technicienne en gestion de documents et archives pour la Ville de Montréal à l’arrondissement Rivière-des-Prairies–Pointe-aux-Trembles. Au début de l’été passé, le logiciel que j’utilise pour la gestion des documents papier, des boîtes et des entrepôts a tout simplement planté après l’installation d’une mise à jour sur le serveur. J’utilise le logiciel Documentik 2003 supporté par le logiciel FileMaker Pro. On travaille avec ce qu’on a ! Le service informatique a dû retirer les mises à jour pour faire revivre Documentik, mais il m’a avertie qu’il ne fonctionnait plus que sur respirateur artificiel et que je devais trouver une solution au goût du jour.

J’ai alors communiqué avec mes collègues des autres arrondissements qui utilisaient encore Documentik et nous nous sommes regroupés pour chercher un nouveau logiciel. La tâche me paraissait moins lourde maintenant que nous étions cinq techniciennes à affronter le même problème.

D’emblée, il faut convaincre nos gestionnaires que nous avons besoin d’un nouveau logiciel et d’un qui gère aussi le numérique tant qu’à se mettre à jour. Ensuite, nos gestionnaires doivent convaincre leur directeur aux finances d’ouvrir un budget. Finalement, après beaucoup de pourparlers, nous avons obtenu l’accord de magasiner. D’abord et avant tout, il paraissait évident de regarder ce qui est utilisé dans les 14 autres arrondissements, ainsi qu’au central.

Il y a de tout. Le central est en processus d’achat pour le logiciel Nuxeo, mais celui-ci ne gère que le numérique, ce qui ne correspond pas du tout à nos besoins, car chacune nous avons environ 1000 boîtes dans nos entrepôts. Il faut en tenir compte. Ensuite, certains arrondissements utilisent Ultima, d’autres SyGED, d’autres encore Constellio. Ils nous ont tous donné les points forts et faibles de leurs logiciels respectifs.

Nous avons décidé de rencontrer des représentants pour une démonstration de quatre produits différents. Entre le 26 septembre et le 7 novembre, nous avons ainsi assisté à quatre démonstrations :

  • 26 septembre à l’arrondissement Rivière-des-Prairies—Pointe-aux-Trembles. Présentation de Documentik GID, de la compagnie Gestar, par M. Nicolas Thibodeau;
  • 3 octobre à l’arrondissement Mercier-Hochelaga-Maisonneuve. Présentation de Ultima 2, de la compagnie GCI, par M. Robert Innes;
  • 10 octobre à l’arrondissement Côte-des-Neiges—Notre-Dame-de-Grâce. Présentation de Actifiles Software, de la compagnie Docu-Dépôt, par Mme Nathalie Auger.
  •  7 novembre à l’arrondissement le Sud-Ouest. Présentation de SyGED de la compagnie PG Solutions, par Mme Caroline Vigeant.

Ces démonstrations ont été très précieuses; je vous le recommande si vous vivez cette situation. Les représentants sont là, oui, pour vendre, mais aussi très ouverts à nos demandes et besoins.

Après ces démonstrations, nous avons chacune de notre côté fait un tableau des pour et des contre, de ce qui nous emballait et de ce qui au contraire nous décevait. La grande constatation a été qu’aucun logiciel ne répond à 100 % à nos besoins : stabilité, convivialité, simplicité, prix, gestion papier et gestion numérique.

Nous nous sommes réunies en décembre dans le but de discuter de nos points de vue sur ce qui nous a été présenté. Un choix s’est imposé, car les autres logiciels avaient tous un point faible, lequel nous ne pouvions passer outre :

  • Documentik GID – quantité limitée de création de dossiers à 50 000. J’en ai déjà 43 000 !
  • Actifiles Software – manque de souplesse sur tous les plans.
  • Ultima 2 – n’est pas prêt, demande Windows 10 et Microsoft Office 2010, n’est pas et ne sera jamais compatible avec Lotus Notes.

Le choix s’arrête donc sur SyGED de PG Solutions. Il n’a pas de limite à la quantité de dossiers, s’utilise avec Windows 7 et Microsoft Office 2003, est compatible avec Lotus Notes, etc. Il est en fonction depuis plusieurs années chez plusieurs clients et les commentaires sont assez positifs, surtout en ce qui a trait au service à la clientèle et au soutien technique. Côté négatif, il est un peu complexe à l’écran, mais il y a une façon de contourner cette lourdeur avec la création d’un espace personnalisé, parce qu’il faut tenir compte que le but ultime, c’est que ce ne soit pas que la technicienne qui l’utilise, mais chaque employé de l’arrondissement.

Nous sommes en février et l’achat n’a pas encore été fait, car il y a encore beaucoup d’obstacles à franchir. Nous devons retourner voir nos gestionnaires et leur expliquer notre choix, qui, eux, doivent remonter au directeur pour expliquer cette sélection et faire ouvrir la bourse. Nous devons rencontrer le service de l’informatique et leur expliquer nos démarches, le pourquoi et notre choix. Quand tout ce beau monde sera au courant et d’accord, alors nous procéderons à l’achat.

Ensuite, le vrai travail de technicienne va s’amorcer : ma formation sur le nouveau logiciel, la migration des données, la vérification de la migration, la formation des utilisateurs et le soutien des utilisateurs.

J’espère que, cet été, je pourrai compter sur un étudiant pour m’aider dans tout ça ! (Si j’ai mon nouveau logiciel !) Au final, c’est beaucoup d’énergie pour un très beau projet.

 

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