Info-documentation Juin 2020 + Être technicienne ou technicien en documentation en temps de pandémie

Notre numéro trimestriel de l’Info-documentation Juin 2020 est sorti! Pour tous, le printemps n’a pas été facile à cause de la COVID-19, c’est pourquoi nous vous donnons l’occasion de lire tous les articles de cette édition.

Bonne lecture!

Info-documentation-_Juin-2020 version PDF

Être technicienne ou technicien en documentation en temps de pandémie
PAR Véronique Cayouette

Sur la page Facebook de l’Association, nous vous avons posé les questions suivantes :

Quelles sont vos pratiques documentaires en temps de pandémie ? Est-ce que vos tâches sont modifiées, réduites, bonifiées, transformées ? Indiquez-nous votre domaine de pratique (bibliothèque universitaire, publique, scolaire, etc. ; GDA, archives, etc.) afin que l’on puisse faire un portrait sommaire de la réalité des techniciennes et des techniciens en documentation en temps de pandémie.

Voici les résultats tirés de vos réponses et aussi de quelques autres sources (courriels ou autres pages Facebook) afin d’établir sommairement la réalité des techniciennes et des techniciens en documentation (TDO) en temps de pandémie.

 

Bibliothèques municipales
La réalité varie selon la grosseur du milieu. C’est particulièrement dans ces bibliothèques que les mises à pied de personnel semblent les plus actuelles. Pour les personnes qui demeurent en poste, le télétravail est favorisé. Les heures de travail sont réduites auprès de la clientèle, ce qui permet un horaire fixe du lundi au vendredi pour le personnel.

Les tâches demeurent similaires pour le personnel qui effectue des acquisitions et du traitement documentaire, sauf que le traitement documentaire s’effectue sans avoir les documents en main, puisque le travail doit se faire à distance. Le traitement des ouvrages numériques est favorisé. Pour certaines personnes, c’est très différent, puisque leurs tâches consistent plutôt à mettre à jour des procédures, à modifier des notices existantes, etc.

Pour les services à la clientèle, les services sont rendus principalement par téléphone et par courriel, et ils portent surtout sur les livres numériques et les dossiers d’usagers. Plusieurs milieux mettent l’accent sur un plan de relance physique et sur de nouveaux services tel le prêt à l’auto afin de respecter les normes de la Direction de la santé publique. Certaines bibliothèques en profitent également pour faire un grand ménage et un élagage de masse.

Enfin, le personnel est invité à effectuer d’autres tâches telles que travailler dans des banques alimentaires et offrir un soutien aux autres départements municipaux (ex. : sécurité scolaire (brigadiers) et mesures d’urgence).

 

Bibliothèques scolaires – Écoles primaires et secondaires publiques
On indique que les TDO ne font presque plus de tâches documentaires, mais viennent plutôt en aide là où il manque de personnel (désinfection, surveillance, service de garde, etc.).

Également, les TDO travaillent à récupérer les manuels scolaires et les livres de bibliothèque, à finaliser les achats et à préparer les commandes scolaires pour l’an prochain. Certains en profitent pour faire de l’élagage, réparer des livres brisés, effectuer l’inventaire ou préparer la mise en boîte de la collection afin de préparer les lieux pour les rénovations prévues.

Une personne a indiqué avoir produit un Padlet de ressources pour les professeurs et s’être enregistrée en faisant la lecture de plusieurs albums afin que les enfants puissent continuer de vivre l’heure des contes chaque semaine.

 

Bibliothèques scolaires – Écoles primaires et secondaires privées
Pour les deux personnes ayant répondu, l’une a été mise à pied et la seconde poursuit ses activités de manière hybride (moitié télétravail et moitié sur place).

 

Bibliothèques collégiales publiques
Le travail s’effectue en télétravail, tant pour la référence que pour le catalogage des ouvrages numériques.

 

Bibliothèques collégiales privées
Une personne a répondu. Elle est en télétravail depuis le début et elle poursuit ses activités de traitement intellectuel. Elle met à jour les procédures et elle effectue les tâches que l’on remet toujours à plus tard.

 

Bibliothèques universitaires
Le travail s’effectue en télétravail. Les tâches sont essentiellement les mêmes sauf pour le service de la référence qui passe par le courriel, le clavardage ou le téléphone plutôt qu’en présence, et le service de prêts entre bibliothèques (P.E.B.) qui est pour ainsi dire arrêté. Seuls les articles de périodiques en ligne sont disponibles. On signale la gestion de bases de connaissances, des problèmes d’accès, l’obligation d’écrire des procédures et l’activation de produits par essais gratuits pour le temps de la pandémie.

 

Bibliothèques gouvernementales
Le télétravail est très fortement favorisé pour toutes les tâches possibles sous cette forme comme la veille et la correction de notices au catalogue. Le service à la clientèle s’effectue par courriel grâce à l’utilisation d’Internet et d’abonnements électroniques. De nouveaux services de communication ont été mis en place comme Teams pour permettre les communications entre les employés de l’organisation, ce qui favorise également les échanges avec les clients, mais ces échanges demeurent réduits. Une présence physique très limitée considérée comme « services essentiels » est autorisée pour procéder aux paiements des factures pour aider les entreprises concernées en ces temps difficiles. Il n’y a aucun service de prêt entre bibliothèques, puisque toutes les bibliothèques sont fermées. On profite du moment pour créer une formation, promouvoir les abonnements électroniques et les publications disponibles en ligne auprès de la clientèle et analyser de nouveaux services à mettre en place.

Le gouvernement ne favorise pas le télétravail en temps normal pour ses employés, ce qui explique le long délai pour brancher ces derniers.

 

Bibliothèque – Organismes de recherche privés
Une personne a répondu. Elle est en télétravail depuis le début en effectuant de la veille dans les périodiques et en répondant aux demandes de ses collègues. Elle travaille sur des formations qu’elle espère pouvoir offrir un jour et elle effectue du travail pour des collègues, chose qu’elle n’a pas le temps de faire en temps normal. Cependant, son propre travail s’accumule au bureau (suivi de commandes, factures, avis de renouvellement, etc.).

 

Bibliothèques nationales
Une personne a répondu. Elle est en télétravail et effectue le traitement des monographies numériques.

 

Gestion documentaire – Commissions scolaires
Une personne a répondu. Elle est maintenant agente pivot en santé et sécurité du travail dans une école primaire pour assurer le respect des consignes de sécurité.

 

Gestion documentaire – Gouvernement du Québec
Trois personnes ont répondu. Dans tous les cas, le travail s’effectue en télétravail. Pour la première, ses tâches sont demeurées pratiquement les mêmes, puisque la majorité de celles-ci peuvent se faire à distance. L’utilisation de Teams a facilité les façons de communiquer avec ses clientèles, surtout celles en région.

Pour la seconde, ses collègues et elle ont dû apprendre à travailler rapidement presque sans papier. Ils utilisent de nouveaux outils électroniques et rédigent, entre autres, des procédures qui les guideront dans leur travail quotidien, mais également qui leur assureront une gestion documentaire efficace, notamment en lien avec les documents électroniques.

Enfin, la troisième personne indique que quelques activités prévues ont été arrêtées ou repoussées, puisque les documents à verser, à déclasser ou à numériser sont papier, et sans le papier, pas de traitement. Avec ses collègues, elle crée de nouvelles structures de répertoires pour classer et traiter les documents électroniques.

 

Gestion documentaire – Municipalités
Une personne a répondu. Elle est en télétravail depuis le début pour les tâches qu’elle peut effectuer à distance (mise à jour des procédures et création d’une formation sur un nouveau logiciel). Elle essaie également de répondre aux demandes de documents qui se font rares, car son milieu a peu de documents numériques.

 

Des opportunités ?
La pandémie a certes modifié nos pratiques et accéléré à vitesse grand V l’implantation du télétravail dans les organisations. Elle est l’instigatrice aussi de nouvelles possibilités à qui sait ou peut les saisir. Je pense entre autres au développement professionnel (suivre des formations ou effectuer des lectures en ligne), au développement de nouveaux services, produits ou formations, ou encore aux mises à jour (processus, formation et tout ce que l’on n’a pas le temps de faire d’habitude). Cela n’empêche pas le fait que l’on puisse s’ennuyer de notre « avant » pandémie et de nos clients et collègues, car le télétravail, c’est bien, mais se côtoyer en personne, c’est mieux !

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